Entretien des circuits et massifs d'escalade
Remboursement des frais des bénévoles par le CoSiRoc

1. Avis préalable du CoSiRoc.

Seules les actions bénévoles acceptées par le CoSiRoc ouvrent droit au remboursement des frais engagés ; il doit être informé de l'action prévue au minimum 3 semaines avant sa réalisation :

-      soit par l'intermédiaire de la rubrique dédiée (réfection circuits) sur le site www.cosiroc.fr

-    soit par information d'un membre du bureau qui en aura accusé réception.

Un descriptif succinct de l’action prévue et des besoins de matériels est vivement souhaité, ainsi qu’un ordre de grandeur de la durée des travaux envisagés.

La demande d’autorisation au propriétaire du terrain ou à son gestionnaire est de la responsabilité de l’organisateur. L’aide du CoSiRoc lui est acquise pour les formalités avec les communes ou l’ONF.

Les actions peuvent être collectives au sein d’une ou plusieurs associations ou organisées par un individuel. Dans tous les cas, le nom et les coordonnées (adresse mail souhaitée) du responsable de l'action doivent être fournies au CoSiRoc qui lui transmettra ses remarques éventuelles et sa décision sur l'action prévue dans un délai maximal de 1 semaine.

L’accord sera alors finalisé par la signature d’un texte définissant les implications réciproques du CoSiRoc et de l’organisateur de l’action.

NB : Le CoSiRoc ne pourra être tenu responsable d’un accident survenu lors de d’un entretien qu’il a accepté de soutenir ; ni d‘une éventuelle absence d’assurance spécifique de l’organisateur couvrant les actions qu’il a envisagées.

Chaque participant est tenu de respecter les règles de sécurité usuelles ou de s’informer auprès du CoSiRoc de celles à appliquer (exp : utilisation d’une échelle).

2. Frais remboursables.

A) Les frais remboursables, sur justificatifs, ne concernent que les achats de consommables (peinture, décapant) et de petits matériels (pinceaux, brosses, gants) n’excédant pas une somme de 30 euros.

B) Pour des dépenses plus importantes (gros matériel, location de véhicules ou d’engins divers), un accord préalable sur devis est nécessaire. Les assurances complémentaires pour l’utilisation de ces matériels dans le milieu prévu seront à la charge des intervenants.

C) Les factures devront être libellées au nom et à l’adresse du CoSiRoc et mentionner la TVA. Le nom du responsable devra aussi apparaître sur la facture.

Le CoSiRoc pourra éventuellement demander la récupération des matériels et matériaux achetés et du surplus de consommables non utilisé après l'action.

3. Conditions de remboursement.

Le remboursement aura lieu, après constatation du travail réalisé, sur fourniture des factures, ou à défaut des tickets de caisse, dans le mois suivant la fin déclarée de l’action.

Dans le cas d’une collective associative, le CoSiRoc remboursera l’association organisatrice, charge à elle d’indemniser ses acheteurs.